Inventário e fechamento de saldos no Hórus antes da virada

O art. 391-G da Portaria de Consolidação GM/MS nº 1, com a redação dada pela Portaria GM/MS nº 11.585, de 16 de junho de 2026, lista quatro obrigações comuns dos entes que usam o Hórus na transição. A segunda é a que estrutura este trabalho: realizar o inventário e o fechamento de saldos no Sistema Hórus, registrando adequadamente esses processos antes da transição para o e-SUS AF, para fins de supervisão ou de auditoria.

A expressão para fins de supervisão ou de auditoria muda a natureza da tarefa. Não é uma conferência interna que fica na gaveta: é documento que alguém pode pedir depois. Contagem sem registro formal não cumpre o inciso.

O inciso seguinte fecha o circuito: garantir a integridade dos dados registrados no e-SUS AF a partir do inventário realizado, conforme orientação de registro no sistema. Em outras palavras, o saldo inicial do sistema novo deve nascer da contagem, não da cópia do saldo antigo.

Farmácia municipal não fecha, e é isso que torna o inventário um problema de logística antes de ser um problema de sistema. Três arranjos funcionam, e a escolha depende do porte.

O primeiro é a contagem por blocos, unidade a unidade, com data marcada e congelamento de movimentação apenas no período da contagem daquela unidade. O segundo é a contagem em janela fora do horário de atendimento, com escala combinada e pagamento ou compensação previstos. O terceiro é o fechamento programado de curta duração, com aviso público antecedido de reforço da dispensação nos dias anteriores.

Em qualquer arranjo, duas regras salvam o resultado. A movimentação precisa estar suspensa durante a contagem daquele ponto, porque item que sai no meio da conferência produz divergência artificial. E a contagem deve ser cega em relação ao saldo do sistema, ou seja, quem conta não deve estar olhando o número esperado, senão a contagem confirma o sistema em vez de verificá-lo.

Toda contagem honesta encontra divergência, e encontrar não é o problema. O problema é ajustar sem explicar. Cada diferença precisa de uma classificação e de um registro, porque é isso que transforma um número corrigido em um número defensável.

As causas se repetem: saída não registrada no momento da entrega, perda por vencimento não lançada, transferência entre unidades feita sem documento, erro de unidade de medida entre caixa e comprimido, e devolução recebida no balcão que nunca voltou ao estoque. Nenhuma delas é exótica, e todas somam ao longo de anos.

Perda e vencimento merecem atenção especial, porque há resistência cultural em registrá-los. Estoque que só registra entrada e dispensação nunca fecha, e a diferença acumulada é justamente o que ninguém consegue explicar na auditoria. Registrar perda é gestão; escondê-la é criar passivo.

Ajuste feito, o fechamento precisa de forma: relatório por unidade, responsável identificado, data, quantidade contada, quantidade do sistema, diferença e motivo. Esse documento é o que sustenta o saldo inicial do e-SUS AF e o que responde à supervisão prevista no inciso II.

Com o inventário fechado, a carga do saldo inicial no sistema novo deixa de ser um passo arriscado e vira transcrição conferida. É aqui que o saneamento do catálogo feito antes começa a pagar: item padronizado entra direto, item duplicado obriga a decidir na hora, com a farmácia parada, qual dos três cadastros recebe o saldo.

Depois da carga, a conferência precisa de pelo menos um ciclo. Compare o saldo carregado com o relatório de fechamento, item a item nas unidades de maior volume, e acompanhe os primeiros envios diários à BNAFAR. Rejeição nessa fase é ótima notícia: significa que o erro de cadastro apareceu enquanto ainda existe contexto para corrigi-lo.

A InnovaG Labs conduz essa etapa com o município: planejamento das janelas de contagem, contagem cega apoiada, tratamento e documentação das divergências, carga conferida do saldo inicial e acompanhamento dos primeiros ciclos de envio. A contagem física acontece com a equipe da casa junto, porque quem conhece a prateleira é ela, e a responsabilidade legal pelo registro é do ente.